5 idei de care sa tii cont atunci cand aranjezi o arhiva | Cutii arhivare din carton

Prin definiție, arhiva reprezintă spațiul unde se depozitează documentele ce se strâng de-a lungul vieții. În aceste arhive putem găsi diferite acte ale persoanelor sau ale organizațiilor, depozitate în scop de păstrare. Astfel, în caz de nevoie, aceste documente pot fi accesate și folosite în diferite scopuri. O arhivă bine organizată este foarte practică, deoarece fiecare document este atent aranjat și poziționat astfel încât identificarea și extragerea lui să fie ușoară și practică.

Atunci când discutăm despre aranjarea unei arhive încărcate, această atribuție îi revine arhivarului. Persoana care ocupă această funcție are ca scop principal aranjarea și sortarea documentelor, astfel încât accesul la documente să fie rapid și ușor. În vederea realizării unui aranjament ideal, arhivarul apelează la metode de sortare, acestea necesitând obiecte specifice. Cel mai comun mijloc de a depozita este prin utilizarea acelor cutii carton, de diferite mărimi.
 

Cele mai comune obiecte utilizate în vederea sortării sunt cutiile de arhiva. Acestea sunt foarte practice, deoarece pot înmagazina în același loc acte și documente din aceeași categorie, fără ca acestea să se amestece. Pe lângă asta, aceste cutii depozitare carton sunt foarte practice pentru că pot fi organizate la rândul lor foarte ușor pe diferite rafturi sau în diferite locuri ale arhivei, poziția lor putând fi identificată foarte ușor în urma sortării.
 

În vederea unei sortări mai practice, o cutie de carton pot fi etichetate corespunzător în funcție de posesorul de drept al actelor. Chiar dacă actele de același tip sunt stocate în aceeași zonă, putem face o sortare mult mai eficientă în funcție de diferiți factori, precum: posesorul actelor, anul de emitere al acestora, și așa mai departe. Toate aceste criterii rămân la latitudinea persoanei care organizează arhiva.
 

Dacă ideea de a eticheta cutiile ți se pare prea simplă, poți apela la personalizarea acestora. În loc să pui o eticheta simpla cu nume sau ani, poți personaliza cutiile cu logo-ul sau tipul de acte pe care cutiile le înmagazinează. O doză de creativitate poate stimula memoria, deoarece persoanele tind să își amintească mult mai repede lucruri ieșite din comun.
 

Dacă volumul de acte pe care o cutie arhivare din carton le înmagazinează este mare, pentru a evita stocarea acelorași tipuri de acte în mai multe cutii, poți opta pentru un număr mai mic de cutii prin alegerea unor cutii mai mari, cu un volum mai mare de a depozita. Astfel, sortarea va fi mult mai practică, iar identificarea documentelor va fi mai ușoară.
 

Așa cum am precizat la a treia idee, utilizarea creativității poate genera o metodă de memorare foarte eficientă. Lucrurile ieșite din comun tind să se imprime în memorie mult mai ușor decât lucrurile normale. Astfel, îți poți pune amprenta în sortare prin multe metode. Dacă aceste cutii carton personalizate nu sunt suficient de creative pentru tine, sortarea cutiilor de arhiva este complet la latitudinea ta. Poți sorta cutiile în diferite forme sau poziții, astfel încât să asociezi imediat tipul documentelor arhivate cu forma în care cutiile de arhiva au fost așezate. Dacă ai nevoie de o doză suplimentară de creativitate, poți alege diferite mărimi, în funcție de actele pe care acestea le înmagazinează. Astfel, poți asocia importanța actelor cu mărimea de cutie depozitare din carton. Poți alege cutii mari sau mici, în funcție de ce alegi să așezi în interior.

LabelShop este principalul distribuitor de produse de ambalare și coletare, pornind de la cutii arhivare și până la ambalaje si cutii carton mari, etichete și echipamente necesare, precum ar fi aceste imprimante termice.